奉化编办“两套档案、三项机制”规范做好机构编制历史资料管理工作
为进一步加强机构编制工作积累，浙江宁波奉化编办将1991年至2013年1600余件机构编制历史资料进行了全面整理，形成了纸质和电子两套档案库，并完善了三项长效工作机制，极大地丰富了机构编制工作的内容，提高了办公自动化水平，并为保障机构编制资料的完整性和准确性打下了良好的基础。
一、高度重视，全面开展建档工作。一是将档案管理纳入了今年的机构编制工作要点，并专门召开室务会议进行了部署，确定了由编办主任亲自抓，综合科具体负责，全办干部全力配合的工作机制，提出了“文件目录清、材料依据清、检索方式清”的“三清”标准。二是落实专人负责档案资料的整理、复印、扫描、录入、目录编排、查询系统建设、查漏补缺等工作，还专门向档案局业务骨干拜师请教，参加档案管理业务知识培训，以提高档案管理水平。三是制定了《机构编制委员会办公室工作制度》、《保密工作规定》等制度，对档案管理工作进行了具体规范。四是配置了扫描仪、复印机和专用电脑，建立了机构编制档案室，为开展档案管理工作创造了良好条件。
二、科学管理，同步建立两套档案。一是建立纸质档案库。按照“一个单位一个档案”的模式，确保每一个机关和事业单位都有自己单独的档案，档案内包含单位设立、变更文件，机构编制审批事项、请示件、批复和文件依据等内容，确保各单位机构编制资料齐全、历史沿革不中断。二是建立电子档案系统。机构编制非涉密性历史资料经过复印、扫描、录入后，统一放置在专用电脑上，以“年”为单位进行归类，文件目录都包含了文件名、单位名、文号或关键词，以方便电子检索。
三、注重实效，规范实施三项机制。一是全面共享机制。全办干部的电脑与电子档案专用电脑形成局域网，输入密码便可进入档案查询系统；纸质档案由专人管理，其他工作人员可以通过管理员进行借阅，但借阅需要登记并当日归还。二是目录查询机制。电子档案目录以发文字号或审批时间为顺序，查询者也可以通过搜索名称、文号或关键词进行快速检索；纸质档案按照各主管部门拼音顺序进行一级排序，主管部门下属事业单位按照拼音顺序进行二级排序，已撤销或整合的单位按照拼音顺序另行编排，每个档案内的文件按照时间顺序编排目录。三是动态管理机制。机构编制新增材料按照“即办即存”的方式进行管理，业务科室每办结一项工作，就将全套材料整理后交由专管员进行归档，并在每年底对材料进行全面核对检查。
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